新しい事業所の稼働が伸びないとき、何から見直す？

児童発達支援や放課後等デイサービスを新しく開所したものの、思うように利用児童が増えない。

そのような状況に悩む経営者や管理者もいるのではないでしょうか。

開所に向けて、物件の準備や職員の採用、備品の購入、指定申請、ホームページの制作など、さまざまな準備を進めてきたと思います。

しかし、実際に開所すると、利用希望者からの問い合わせが思うように増えなかったり、見学につながらなかったりすることがあります。

そのとき、何から見直せばよいのでしょうか。

広告を増やした方がよいのでしょうか。

ホームページを作り直すべきでしょうか。

それとも、支援内容や利用時間を変える必要があるのでしょうか。

今回は、児童発達支援・放課後等デイサービスの新規開所後に利用が伸びないとき、最初に確認したいことを整理します。

本記事の確認手順は、稼働率や利用予定、見学・契約、収支などの運営上の検討を基に編集した、一般的な実務提案です。THE SHIPで正式に導入し、効果検証済みの独自フレームワークを紹介するものではありません。

1．まず「利用が増えない」の中身を分ける

新しい事業所の利用が伸びないとき、最初に行いたいのは、どの段階で利用につながっていないのかを整理することです。

例えば、次のような流れがあります。

事業所を知る。

問い合わせをする。

見学する。

利用について相談する。

契約する。

利用を開始する。

継続して利用する。

これらは、似ているようで異なる段階です。

例えば、問い合わせがほとんどない事業所と、問い合わせはあるのに見学につながらない事業所では、必要な対策が違う可能性があります。

また、見学には来ているものの、希望する利用曜日や時間が合わず、利用開始につながっていない場合も考えられます。

そのため、私は、利用が増えないという結果だけで判断せず、どの段階に課題があるのかを確認することが大切だと考えています。

2．事業所の存在が、必要な家庭に届いているか

一つ目は、事業所の認知です。

開所していても、地域の保護者や関係者に、その事業所があることを知られていない場合があります。

例えば、ホームページはあるけれど、地域名やサービス内容が分かりにくい。

児童発達支援を実施しているのか、放課後等デイサービスを実施しているのかが分かりにくい。

対象年齢や利用時間が明確に書かれていない。

このような場合には、保護者が自分の子どもに合った事業所なのか判断しにくいかもしれません。

そこで、次のようなことを確認します。

• 地域名と事業所名が分かりやすく表示されているか
• 対象となる子どもやサービス内容が明確か
• 利用時間や送迎の有無が書かれているか
• 見学や問い合わせの方法が分かりやすいか
• スマートフォンで見やすいか

ホームページの閲覧数が少ない場合には、検索結果で表示されているかや、地域の関係機関へ適切に情報が届いているかも確認します。

ただし、検索で上位表示されれば必ず利用者が増えるというわけではありません。

事業所の情報が必要な家庭に届き、内容を理解してもらえることが大切です。

3．問い合わせが、見学につながっているか

二つ目は、問い合わせから見学までの流れです。

例えば、問い合わせは来ているのに、見学へ進む家庭が少ない場合があります。

そのようなとき、私は、なぜ見学につながっていないのかを確認する必要があると思っています。

問い合わせへの返信までに時間がかかっているのかもしれません。

見学可能な日時が少ないのかもしれません。

利用時間や送迎の条件が、家庭の希望と合わないのかもしれません。

あるいは、問い合わせの段階で、保護者が知りたいことに十分答えられていない可能性もあります。

ここで大切なのは、見学につながらなかった理由を推測だけで決めないことです。

問い合わせ時に確認した希望や、その後のやり取りを整理します。

ただし、保護者の個人情報を必要以上に収集したり、問い合わせを断った理由を無理に聞き出したりする必要はありません。

家庭の選択を尊重しながら、事業所として改善できることを考えます。

4．見学しても利用につながらない理由を考える

三つ目は、見学から利用開始までの流れです。

見学した家庭が、必ずその事業所を利用するわけではありません。

保護者は、子どもの発達や生活、園・学校の予定、送迎、家庭の働き方などを考えながら事業所を選びます。

そのため、見学から契約につながらなかったことだけで、見学対応が悪かったと判断することはできません。

一方で、事業所として改善できることがないかを確認することは大切です。

例えば、見学時に次のようなことを伝えられているでしょうか。

• どのような支援を大切にしているか
• 実際にはどのような活動を行うか
• どのような職員が支援するか
• 利用できる曜日や時間
• 送迎の有無や利用条件
• 契約から利用開始までの流れ

また、保護者が何を希望しているのかを聞くことも大切です。

例えば、集団への参加を心配している家庭に対して、個別課題の説明だけをしていても、知りたい情報が十分に伝わらないかもしれません。

私は、事業所の支援を一方的に説明するのではなく、保護者が何を大切にしているのかを理解することも重要だと考えています。

5．利用希望と受け入れ条件が合っているか

四つ目は、利用条件と受け入れ体制です。

事業所に空きがある場合でも、必ずしもすべての家庭が希望する条件で利用できるわけではありません。

例えば、月曜日と火曜日には空きがあるものの、金曜日には利用が集中しているかもしれません。

また、保護者が希望する時間帯と、事業所のサービス提供時間が合わない場合もあります。

送迎の有無も、家庭によっては大切な条件です。

こうしたことを整理すると、事業所に問い合わせが少ないのではなく、現在の利用条件が希望と合っていないという課題が見えてくる場合があります。

ただし、問い合わせを増やすために、安易に送迎範囲を広げたり、利用時間を延長したりすればよいわけではありません。

職員配置や安全面、運営費用、必要な手続きなども考える必要があります。

私は、利用希望者のニーズと、事業所が適切に提供できる支援の両方を確認することが大切だと思っています。

6．利用開始後に、安心して通い続けられているか

五つ目は、利用開始後の状況です。

新しい利用児童が増えても、継続して利用することが難しければ、稼働状況は安定しにくくなります。

そのため、利用開始後にも、本人や家庭の状況を確認することが大切です。

例えば、

• 本人が安心して過ごせているか
• 活動内容が本人の状態に合っているか
• 利用時間に無理がないか
• 家庭の生活との調整ができているか
• 保護者が必要な情報を受け取れているか

などを確認します。

欠席が続く場合には、体調不良、家庭の予定、利用時間の負担、事業所での過ごし方など、複数の可能性を考えます。

ただし、欠席があること自体を問題と決めつけたり、家庭へ利用を強く促したりすることは適切ではありません。

本人や保護者の意思を尊重し、必要な支援を継続できる方法を考えることが大切です。

7．稼働を増やす前に、支援体制を確認する

六つ目は、現在の支援体制です。

経営上、利用人数を増やすことは重要です。

しかし、利用定員に空きがあるからといって、必ず新しい子どもを受け入れられるとは限りません。

職員配置が適切か。

一人ひとりに必要な支援を提供できるか。

安全に活動できる環境があるか。

既存の利用児童への支援に無理が生じないか。

こうしたことを確認する必要があります。

また、新しい利用児童が増えることによって、活動内容や職員配置を見直す必要が出てくる場合もあります。

稼働を増やすことだけを優先せず、今の体制で何ができるのかを具体的に確認したいところです。

管理者の役割や業務の優先順位については、関連記事「児発・放デイの管理者が現場と運営を両立する考え方」もご覧ください。

8．稼働率だけではなく、問い合わせの流れを記録する

私は、稼働率を管理するとき、月末の数字だけで判断しないことが大切だと考えています。

新規開所した事業所では、例えば次のような情報を確認する方法があります。

① 問い合わせ件数

どのくらいの家庭から問い合わせがあったか。

② 見学件数

問い合わせのうち、どのくらいが見学につながったか。

③ 利用開始件数

見学や相談から、実際の利用開始につながった件数。

④ 曜日別の利用予定

どの曜日に利用が集中し、どの曜日に空きがあるか。

⑤ 実際の来所人数

予定に対して、どのくらいの利用があったか。

⑥ 利用継続の状況

本人や家庭が無理なく利用できているか。

これらは、経営管理のための実務上の整理例です。

法令で定められた一律の管理項目ではありません。

また、件数が少ない時期は割合が大きく変動するため、短期間の数値だけで原因を断定しないようにします。

必要に応じて、複数週や複数月の動きを確認することが大切です。

9．「問い合わせが少ない」と「契約につながらない」は対策が違う

例えば、次のような状況を考えてみます。

※以下は説明のための架空の例です。

ある事業所では、問い合わせ自体がほとんどありません。

別の事業所では、問い合わせはありますが、利用希望の曜日が合わず、契約につながっていません。

同じように稼働率が低くても、改善策は違うと考えられます。

前者であれば、事業所の情報が必要な家庭へ届いているかを確認することが考えられます。

後者であれば、利用希望の曜日や時間と現在の受け入れ体制を整理することが重要かもしれません。

すぐに広告費を増やしたり、活動内容を変更したりする前に、どこに課題があるのかを具体的に考える必要があります。

私は、事業所の運営でも、結果だけではなく、そこに至る過程を見ることが大切だと思っています。

10．新しい事業所の稼働を、段階的に考える

新規開所した事業所では、開所直後から利用が十分に集まるとは限りません。

ただし、時間が経てば自然に利用が増えるとも限りません。

そのため、現在の状況を確認しながら、段階的な目標を考える方法があります。

例えば、最初に問い合わせや見学までの流れを整える。

次に、利用希望と受け入れ条件の適合を確認する。

そのうえで、利用開始後の継続状況を確認する。

このように、順番に課題を整理します。

数値目標を設定する場合には、現在の利用予定、実際の来所、必要な職員配置、収支の状況などを踏まえることが必要です。

ただし、事業所の状況はそれぞれ異なります。

どの事業所も、同じ期間で同じ稼働率を目指すべきということではありません。

また、段階的な目標は、支援の質や利用児童の安全を犠牲にして達成するものではありません。

11．稼働率と収支を一緒に確認する

新しい事業所の運営では、利用人数だけでなく、収支の確認も必要です。

例えば、実際の請求額と、人件費、家賃、設備費、その他の運営費を整理します。

利用人数が増えても、追加の職員配置や設備が必要になれば、支出も増える可能性があります。

一方で、現在の職員配置で安全に受け入れられる範囲で利用が増えれば、収支改善につながる場合もあります。

そのため、利用人数と売上、費用を分けずに考えることが大切です。

ただし、実際の収入は、サービスの種類、基本報酬、加算、減算などによって異なります。

また、実際の来所人数と請求件数も、必ずしも同じではありません。

稼働率だけから収入を断定せず、実際の請求データと照合する必要があります。

私は、事業所を安定して運営するためにも、数字を現場の状況と結びつけて考えることが大切だと思っています。

稼働率の計算方法や、利用予定と実際の来所、曜日別の利用を確認する基本指標は、関連記事「児童発達支援の稼働率は何を見ればよい？現場と数字をつなぐ」で整理しています。

12．まずは1週間、どこに課題があるかを整理する

新しい事業所の利用が伸びないとき、最初から多くの改善策を同時に行う必要はありません。

まずは、次のようなことを整理してみます。

問い合わせは来ているか。

見学につながっているか。

利用開始につながっているか。

希望する曜日や時間は合っているか。

利用開始後、安心して通えているか。

現在の支援体制で、適切に受け入れられるか。

これらを確認し、今の事業所で最も改善が必要なところを考えます。

例えば、問い合わせが少ないのであれば、必要な家庭に情報が届いているかを確認します。

見学から利用開始につながっていないのであれば、その理由を整理します。

利用予定があるのに実際の来所が少ないのであれば、欠席や利用の負担について確認します。

このように、一つずつ課題を整理していくことが大切だと考えています。

まとめ｜稼働が伸びないときは、原因を決めつけずに整理する

児童発達支援や放課後等デイサービスを新しく開所した後、思うように利用が増えないことがあります。

そのとき、すぐに広告や募集方法だけを見直すのではなく、まずはどの段階に課題があるのかを確認することが大切です。

事業所の情報は届いているか。

問い合わせは来ているか。

見学につながっているか。

利用希望と受け入れ条件が合っているか。

安心して利用を続けられているか。

そして、必要な支援を提供できる体制が整っているか。

私は、このようなことを具体的に確認しながら、次に何を改善すればよいかを考えることが大切だと思っています。

稼働率は、単に高ければよいという数字ではありません。

子どもたちに必要な支援を届けながら、事業所を安定して運営するための大切な指標の一つです。

そこから、次に取り組むことが見えてくるかもしれません。